根據香港公司法例第三十二章規定,香港註冊的有限責任公司必須委任公司秘書,以履行公司的法定責任。秘書職責包括向公司註冊處申報有關公司架構、股東及董事的變動,亦需為董事局擬定公司會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業諮詢及建議。

公司秘書可由其中一名董事兼任,但公司秘書必須為香港居民或香港註冊公司。如公司只有一名董事,該名董事不得兼任該公司秘書。公司秘書並不是董事或高級行政人員之私人秘書。這項服務適合創業人士、中小企或離岸公司使用。

坊間提供的公司秘書服務的公司,多由專為這項服務而設的秘書服務或秘書管理公司,以及會計師事務所。這項服務致力為減少客戶面對相關法例時產生的困擾及疑惑,並評定公司的策略是否符合相關法例,同時傳達最新公司法例,並剖析對公司的影響。

商業秘書服務可包括及不限於

  • 協助客戶在香港及海外註冊公司
  • 編寫及保存法定記錄,包括股東名冊、董事名冊等
  • 安排及出席董事和股東會議,並負責編寫會議記錄
  • 簽署公司部分法定文件
  • 股份的轉讓及分發等
  • 預備及提交法定文件,包括周年申報表、股份分配通知書及董事秘書資料等
  • 預備及提交商業登記證申請
  • 協助客戶開設銀行帳戶
  • 協助申請香港工作簽證
  • 提供有關公司清盤及破產建議
  • 公司註銷及暫停活動申請
  • 代收代發郵寄包裹
  • 電話專線秘書
  • 辦公室會議室租賃

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資料來源:網上資料

文:影月