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辦公室搬遷實在有萬樣瑣碎事項要留意及處理,選好辦公室位置後,還有裝修、選家具、設備、舊文件、物流、電話及網絡系統、搬運等需要處理。可先解決的事項,建議應盡早進行,預留更多時間,當遇上突發事項,也可因應情況而作出取捨決擇。

辦公室裝修:裝修設計、裝修藍圖、於裝修過程中到現場做實際勘察、裝修驗收、裝修後的維修服務等。

辦公室家具:根據裝修圖紙中的隔間和座位佈局以及公司的預算,以決定新辦公室選用甚麼家具,如辦公桌椅。然後再決定購買新家具/利用舊家具、淘汰部分舊家具,或需到二手市場、根據裝修設計圖紙提前確定所有新舊家具的具體擺放位置、家具拆除、搬運、安裝。

辦公室設備:根據新辦公室的需求,決定是否購買新設備或二手設備、是否該處理舊設備。如需要處理大型舊設備或存倉,應聯絡搬運公司代安排。

大門保安系統:收集舊門匙或門卡、複制新辦公室門匙或門卡、分發新的門匙或門卡等。

電話、電腦、網絡系統:包裝、搬運電話及電腦、申請新電話線、留言信箱申請、取消舊電話線等、分配新的電話號碼及內線(如有)、公司網頁資料更新等。

舖電線:根據座位的分布及情況,讓裝修公司或電話網絡服務公司代辦。

物件處理:所有物件的整理、包裝、搬運、再整理。超過保存期限或是不具保存價值的資料及文件,趁搬遷時盡可能處理掉,就可以減少紙箱用量及保存空間,亦可做好文件之管理工作。

更改地址及郵件轉寄:聯絡郵局通知更改地址及郵件轉寄、發布遷址通知的電郵或信件。

搬遷後續工作:電話、網絡系統及伺服器平穩過度、清潔、保安、環境美化等。

新辦公室周邊情況:深入瞭解瞭解新辦公室周邊的環境,提前通知員工相關注意事項包括:交通狀況、乘車路線、餐廳、銀行等服務或周邊配套娛樂場所等分布情況。

圖片來源:網絡圖片

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文:三井